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Neues UV-Meldeverfahren zum Lohnnachweis ab 2017

[(c): Uwe Köppen]

Der Lohnnachweis ist eine der Grundlagen für die Berechnung des Beitrages, den Unternehmen für den Unfallversicherungsschutz ihrer Beschäftigten jährlich zahlen. Ab 01.01.2017 wird das bisherige Lohnnachweisverfahren der gesetzlichen Unfallversicherung durch das neue UV-Meldeverfahren durch den digitalen Lohnnachweis abgelöst.

Der Lohnnachweis für das Beitragsjahr 2016 ist erstmals auf diesem neuen digitalen Weg bis zum 16. Februar 2017 zu übermitteln. Werden weder Personal noch Aushilfen beschäftigt, entfällt die Meldung nach dem UV-Meldeverfahren.

Parallelverfahren für die Beitragsjahre 2016 und 2017

Das neue Verfahren ist eine große Herausforderung für alle Beteiligten. Daher ist in einer zweijährigen Übergangsphase für die Beitragsjahre 2016 und 2017 zusätzlich zum digitalen Lohnnachweis auch weiterhin der bisher bekannte Lohnnachweis im Online-, Papier- oder Fax-Verfahren zu erstatten. Die Übergangsregelung stellt sicher, dass der Beitrag der Unternehmen auch in Zukunft korrekt berechnet wird.

Ab dem Beitragsjahr 2018, d.h. ab 01.01.2019 erfolgt die Meldung dann ausschließlich mit dem digitalen Lohnnachweis über das neue UV-Meldeverfahren.

Das UV-Meldeverfahren im Überblick

Meldungen über das UV-Meldeverfahren erfolgen ausschließlich über die gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder Ausfüllhilfen. Tipp: Immer die aktuelle Version des Entgeltabrechnungsprogramms nutzen.

Vor der Erstattung des digitalen Lohnnachweises ist im so genannten Vorverfahren ein automatisierter Abgleich der Unternehmensdaten durchzuführen. Damit wird sichergestellt, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und veranlagten Gefahrtarifstellen übermittelt werden. Der Abruf erfolgt automatisiert aus dem Entgeltabrechnungsprogramm, das im Unternehmen verwendet wird. Dieser Abruf muss aktiv durch den Nutzer angestoßen werden. Das kann ab Januar 2017 nach dem Versand der Zugangsdaten geschehen. Folgende Zugangsdaten sind erforderlich:

  -  Betriebsnummer der Unfallkasse Sachsen-Anhalt (BBNRUV)
  -  Mitgliedsnummer
  -  PIN

Diese werden von der Unfallkasse Sachsen-Anhalt voraussichtlich im Januar 2017 schriftlich mitgeteilt. Tipp: Wenn Steuerberater oder andere Dienstleister mit der Meldung beauftragt sind, sollten die Zugangsdaten an diese weitergeleitet werden.

Nach der erstmaligen Anmeldung im Stammdatendienst pro Beitragsjahr wird die meldende Stelle registriert. Die Unfallkasse Sachsen-Anhalt erwartet von dieser Stelle einen digitalen Lohnachweis für das abgefragte Beitragsjahr. Der digitale Lohnnachweis beinhaltet folgende Angaben:

  -  Mitgliedsnummer
  -  Betriebsnummer der Unfallkasse
  -  Bezogen auf die Gefahrtarifstellen:
                -  Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt
                -  Geleistete Arbeitsstunden
                -  Anzahl der Arbeitnehmer

Zusätzlich werden über das Entgeltabrechnungsprogramm technische Merkmale übertragen, die es der Unfallkasse ermöglicht, die meldende/abrechnende Stellen zu erkennen.  

Hat das Unternehmen mehrere meldende Stellen, ist für jede dieser Stellen ein Abruf und Abgleich der Stammdaten erforderlich. Die Unfallkasse erwartet dann für jeden Abruf Teillohnnachweise und fasst diese in einem Beitragsbescheid zusammen. Gehen erwartete Lohnnachweise nicht ein, schätzt die Unfallkasse die zur Beitragsberechnung erforderlichen Daten.

Lohnnachweis ohne Entgeltabrechnungsprogramm

Falls kein Entgeltabrechnungsprogramm benutzt wird, ist für die Abgabe der Meldung eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe zu verwenden. In diesem Fall werden die Stammdaten automatisch unmittelbar vor der Abgabe des Lohnnachweises abgerufen. Eine eigenständige Abfrage ist daher nicht notwendig.

Weitere Informationen

Weitere und detailliertere Informationen enthält die Broschüre „Informationen und wichtige Termine zum UV-Meldeverfahren der Unfallkassen und Berufsgenossenschaften“. Sie kann von der Internetseite der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) heruntergeladen werden (www.dguv.de/uv-meldeverfahren).

© Uwe Köppen E-Mail